各单位、各部门：
根据学校语言文字规范化工作的统一部署，为进一步加强学校公文格式的规范化，结合学校各单位、部门行文工作的实际情况，现将公文行文过程中需要注意的有关事项通知如下：
一、行文规则方面
（一）行文应当确有必要，注重效用。
（二）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送部门，需要同时送其他部门的，应当以抄报形式，但不得抄送其他下级机关。
（三）“报告”和“意见”中不得夹带请示事项。
二、公文格式方面
（一）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；会议纪要由会议名称加“会议纪要”组成。
（二）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。发文字号中，年份、序号应当用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“ 〔 〕 ”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加第字。
联合行文，使用主办机关发文字号。
发文字号位置，上行文的发文字号位于发文机关标识与横线之间左侧排列，其他公文机关发文字号位于发文机关标识与横线之间居中排列。
（三）上行文（如请示、报告）应注明签发人姓名，标在公文首页文头与横线之间右侧。其中，“请示”应当在文件附注处注明联系人姓名和电话。
（四）公文除“会议纪要”外，发文单位（部门）应加盖公章。
（五）公文的发文机关标识用小于10号小标宋体，具体字号以醒目美观为原则酌定，标题用2号小标宋体，主题词3字用3号黑体，签发人姓名用3号楷体，主题词词目用3号小标宋体，签发人3字、发文字号及主送机关、正文、成文时间、附件说明、附注、抄送（抄报）机关以及印发机关、日期、份数等均用3号仿宋字体。
（六）上报学校公文、材料一般采用国际标准A4型，左侧装订。张贴公文用纸大小，根据实际需要确定。
三、公文草拟方面
（一）符合学校相关政策和规定，如提出新的政策、规定等要切实可行并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（四）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三为“1.”，第四层为“（1）”。
（五）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或者缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（六）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（七）拟制公文，对涉及其他单位（部门）职权范围内的事项，主办单位（部门）应当主动与有关单位（部门）协商，取得一致意见后方可行文。
特此通知
党委办公室、院长办公室
二Ｏ一Ｏ年四月二十日
赣公网安备36040202000313
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